Si te está costando cada vez más trabajo pagar las cuentas a fin de mes, podría deberse a un exceso de tu inventario. De acuerdo a un estudio de IHL Group, los retailers pierden en promedio el 7.3% de las ganancias debido a un mal manejo del inventario, afectando negativamente su flujo de efectivo.

Con una mala gestión del inventario, los retailers pueden experimentar 2 efectos negativos:

• Overstock – También conocido como sobre-stock, es un exceso en inventario. Esto puede causar un incremento en los gastos operativos y de almacenamiento.

• Stockouts – También llamados “agotados”. Es cuando una tienda presenta productos sin existencias. Esto puede causar una pérdida en la confianza del cliente.

Para prevenir los agotados, es común que muchos retailers quieran comprar un “poco más” de inventario de “seguridad” o de “reserva”. Sin embargo, sin una fórmula de compra (pedido sugerido) correcta esto puede convertirse rápidamente en un exceso del inventario, especialmente cuando las compras son centralizadas y toman información de parte de los colaboradores en tienda, debido a que las 2 partes pueden estar considerando distintas variables al momento de hacer el cálculo para la compra.

En este artículo te damos la opción manual (con las fórmulas) y la opción rápida (con las herramientas) que pueden ayudarte automatizando muchos de estos cálculos para optimizar tu inventario y prevenir sobre-stocks y agotados. Si quieres conocer la segunda opción, ve a la última sección de este artículo.

Figura 1: Efectos de Stockouts y Overstocks.

Los Efectos del Exceso de Inventario

Un exceso en inventario “ocioso” puede atar tu capital de trabajo. Sin flujo de efectivo, tu operación puede empezar a sufrir para llegar a cumplir con los pagos de la renta y nómina, además de los créditos con proveedores, o simplemente, comerse tus utilidades.

Algunos de los efectos del exceso de inventario pueden ser:

• Falta de flujo de efectivo.
• Incremento en el espacio de almacenamiento.
• Incremento en créditos de proveedores y presión en cuentas por pagar.
• Exceso de nómina.
• Incremento en productos obsoletos/liquidación.
• Pérdida de utilidad.

Las Causas y los Efectos de Agotados en Inventario

Para los shoppers, la experiencia de llegar a tu tienda y no encontrar el producto deseado puede ser frustrante. Dependiendo de lo sustituible del producto y las alternativas que tengas en tu tienda, un shopper podría elegir otra marca. Sin embargo, si la experiencia es consistente, el shopper que quiera comprar items que no tengas disponibles en tu inventario podría terminar dirigiéndose a otro retailer para conseguir la marca o presentación del producto cuando lo necesite en el futuro.

Los agotados ocurren cuando se acaba el inventario de un item en particular. Esto puede tener distintas causas como desabasto de los proveedores, un incremento en la demanda de un artículo en particular o errores en el cálculo para la compra.

Las causas de los agotados pueden ser:

• Desabasto de proveedores. 
• Disparidades en el conteo de inventarios (por error humano, errores técnicos, merma por manejo interno o robo).
• Fallas en la planeación de la demanda (errores en la fórmula para el pedido o de información).
• Problemas logísticos en la entrega.
• Ineficiencias en el resurtido.

Según un estudio, entre 10-30% de agotados se presenta por desabasto por parte de proveedores, mientras que el 70-90% se deben a malas prácticas de resurtido.

Operar con niveles bajos de inventarios y presentar agotados puede provocar problemas más severos en el flujo de efectivo, lo que a su vez podría generar más complicaciones para comprar nuevo inventario. Cuando esto ocurre, el enfoque debe estar en planear mejor la demanda y utilizar financiamiento.

Indicadores de Eficiencia en el Resurtido de Inventarios

A mayor tiempo de vida de un producto en tu almacén o piso de venta, menores serán tus utilidades. Es por esto que es muy útil llevar indicadores del desempeño de la eficiencia operativa y la gestión del inventario.

Para las tiendas, mantener un alto nivel de servicio en la tienda está ligado al resurtido. Las tiendas con un bajo nivel de inventario disponible sufren un impacto en el comportamiento de los clientes y finalmente en sus ventas. Lo severo del daño dependerá de la categoría de productos que presente los agotados (¡debes tener siempre los básicos!).

Un indicador que te puede servir para medir tu desempeño es el de Fill Rate, que cuantifica tu habilidad para surtir las órdenes. El fill rate es la tasa entre el número total de líneas de productos (órdenes/items) exitosamente surtidas y el número de pedidos. 

Fill Rate = Número de Líneas de Productos Surtidas / Número de Líneas de Producto Ordenadas.

Otro indicador que sugerimos llevar es el de Días/Semanas de Inventario. Este indicador es el número de días promedio que tienes el inventario antes de venderlo y nos dice qué tan rápido puedes darle la vuelta al inventario y convertirlo en efectivo (spoiler: mientras más rápido, ¡mejor!).

Días de Inventario = (inventario promedio / costo de lo vendido) x número de días.

Conocer las semanas disponibles de inventario a nivel producto puede indicarte qué productos comprar y cuáles pueden esperar, para mejorar tu flujo de efectivo.

Planeación de la Demanda: Cómo Calcular El Pedido Sugerido

La gestión del inventario inicia en la planeación de la demanda. En esta etapa del proceso, debes hacer un análisis de las ventas históricas de un periodo para pronosticar las ventas a futuro. Con la fórmula del pedido sugerido, indicadores en la planeación de la demanda y la información correcta, podrás calcular mejor tus compras y optimizar tu inventario. 

Pedido Sugerido = (Venta Promedio Diaria * Frecuencia de Pedido en Días) + Capacidad de Exhibición – Existencias.

Venta Promedio Diaria – Aquí debes tomar un periodo estacional. Si es una boutique, puede ser una temporada o una colección.

Capacidad de exhibición – Dependiendo del giro de tu tienda, la variable de “capacidad de exhibición” puede ser la capacidad de exhibición de la góndola o los maniquíes en el caso de una tienda de ropa. 

Un indicador que puede servirte para medir el resultado de tus compras es el sell-through rate. Este es un porcentaje que muestra el inventario que recibiste y lo que vendiste en un periodo de tiempo. Así puedes ver qué proveedores y líneas de productos te están dando la mayor rentabilidad. 

Sell-Through Rate = (número de unidades vendidas / número de unidades recibidas) x 100

Tener una tasa alta de sell-through quiere decir que tienes una cantidad adecuada de inventario y estás moviéndolo eficientemente en la cadena.

Optimizar Tu Inventario con Software Punto de Venta

Si eres como yo y escribir estas fórmulas y actualizar la información de las ventas y existencias de forma diaria o semanal te parece trabajo repetitivo aburrido, con altas probabilidades de presentar errores humanos, te recomiendo hacer uso de herramientas que te permitan automatizar muchos de los cálculos. 

Tu inventario está íntimamente conectado a tus ventas. Idealmente, vas a querer que tu software punto de venta y tu sistema de inventarios puedan hablarse entre sí para evitar errores humanos, poder hacer los cálculos de compras correctos y optimizar tu inventario, así que vas a querer dejar atrás las cuentas en excel y las notas de la caja registradora (sorry, not sorry).

Usar tecnología de un sistema punto de venta para tienda con un módulo de inventarios puede ayudarte a mejorar tu inventario, mejorar tu flujo de efectivo y disfrutar más de operar tu tienda en general.

Si aún no tienes un punto de venta, te recomiendo probar Lightspeed o Vend. Es un software punto de venta para tiendas y puedes empezar a usarlo gratis.

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