Seamos honestos, ¿Alguna vez te has puesto a revisar todos los papeles que tienes archivados con “Información relevante” y de ahí, has obtenido información extraordinaria que te indicará el rumbo de tu Empresa o las siguientes decisiones que tendrías que estar tomando para dirigir tus esfuerzos hacia donde quieres llegar? Muy probablemente no, encarémoslo.

¿Alguna vez has pensado en la posibilidad de poder tener esos reportes o esos archivos con información relevante en todo menos papel? Muy probablemente sí. 

Y, ¿Qué me dices del “Cementerio de árboles” que tienes ahí archivados? En una era cada vez más digital y consciente por el Medio Ambiente y el Planeta,  seguir practicando formas tradicionales de recopilar información, puede en un determinado periodo hacerte perder mas, que ganar.  

A ver, a ver, cuéntame más.

Vayamos a un ejemplo práctico: supongamos que te dedicas a producir mermelada, toda tu cadena de valor está dividida en departamentos, desde el área de las materias primas, pasando por el área de preparación, producción, embalaje, distribución nacional y exportación. 

¿Cómo funciona?

Dentro de tus procesos existen registros ó checklist que tus operadores deben llevar a cabo utilizando papel, una trazabilidad de todo tu proceso productivo, desde la recepción de materia prima, registro y pesaje de ingredientes para ser enviados al área de producción hasta el proceso final de embalaje y distribución. En este escenario, todo, absolutamente todo, es registrado en hojas de papel y luego archivado. Al producir bienes de consumo y alimentos, cualquier contaminación o mal estado de alguno de tus productos que llegase a tu consumidor final debe ser atendido con la información del lote de producción.

Tienes la mala fortuna de que un producto que llegó hasta el consumidor final, iba contaminado con un trozo de plástico, el problema mayor al que ahora te enfrentas, es que no sabes en qué parte de tu proceso pudo ocurrir, más allá de que regalarás una dotación completa de tus productos para remediar el desafortunado incidente, necesitas detectar el eslabón perdido en tu cadena de valor. 

Ahora debes rastrear todo tu proceso para entender qué fue lo que pasó, cómo llegó ese producto con un trozo de plástico a tu consumidor final y qué acciones correctivas debes llevar a cabo para evitar o disminuir los reclamos de tus compradores porque como sabes, si no tienes consumidores, es probable que tu producto se quede más tiempo del que debería en los anaqueles y por consiguiente tu posicionamiento de marca y tu retorno de inversión demore más tiempo del debido, poniendo en riesgo a tu Empresa. 

¿Qué hago?

Rastrear en toda tu cadena de valor para encontrar el eslabón perdido, puede tomar semanas y recursos valiosos, dependiendo del tamaño de tu Empresa. Estos recursos, deberían estar enfocados en producir y no en encontrar la aguja en el pajar. Después de esta hipotética situación que, de hipotética no tiene nada porque al ser una operación llevada a cabo y transformada por personas, las posibilidades de que esto sucede “n” cantidad de veces, son más de las que imaginas. 

¿Y si no lo necesito?

¿Aún piensas que no necesitas digitalizar tus procesos y encontrar una manera más fácil y práctica de tener los registros de tu operación? Si tu respuesta es: “No, no lo necesito” te invito a que reflexiones, dejes de leer este artículo y vuelvas cuando hayas entendido el punto de vivir en una era digital y seguir haciendo las cosas a “la antigüita”.

Si tu respuesta ha sido: “Sí, definitivamente poder digitalizar el registro de mis procesos, me ayudará a tener un control óptimo de los mismos, de mi tiempo y mis recursos”, te invito a que sigas leyendo este artículo donde intentaremos profundizar un poco más sobre la importancia de vivir en concordancia con la era digital y de tecnología en la que actualmente vivimos.

Digitaliza la información, toma ventaja.

Cada vez que pensamos en tener que evolucionar con la tecnología, podemos sentir miedo e incertidumbre porque pensamos que no sabremos qué hacer o de qué manera podremos lograr la mejor transición de llevar un registro de todos tus procesos de forma física a un registro digital. Pero esto, no tiene porqué robarnos el sueño o preocuparnos, estamos buscando una manera más eficiente de tener la información a la mano y eso no debería implicar un problema. 

Un formulario digital, es una herramienta que nos permite tener acceso a la información recabada ahí desde prácticamente cualquier lugar donde lo consultemos y en cualquier momento, dicho de manera más simple: es la versión digital de cualquier formulario de papel y más simple aún, no dependerás del tiempo y disponibilidad de alguien más para acceder a esa información que en ocasiones puedes necesitar de manera urgente. 

La tecnología está ahí para ayudarnos a resolver esas tediosas tareas que, admitámoslo, a nadie le encanta llevar a cabo; somos totalmente partidarios del concepto de que si la tecnología puede ahorrarnos tiempo y dinero, que el talento humano se enfoque en aportar para crear y crecer. 

Viviendo en una era donde el tiempo es uno de los recursos más valiosos que poseemos, el usar formularios digitales puede ayudarnos a optimizar éste valioso recurso y a la par, obtener múltiples beneficios para nuestra empresa. 

Recuerda: simplificar los procesos de recolección y análisis de datos, puede ayudarte a reducir los costos de operación. 

Simplifica tus procesos.

Recopilar manualmente la información por todas las áreas involucradas puede volverse una tarea bastante lenta y complicada: Desplazamientos por todas las áreas de tu proceso, serás un detective en acción al buscar en todas las áreas involucradas en la producción de ese lote, tendrás incluso que desmentir información que te proporcionen y una vez recopilada la información, tendrás que atar los cabos  sueltos para resolver el caso.

Suena a una tarea muy importante para Sherlock Holmes, sin embargo, tú no vives de resolver casos, debes ocuparte en cosas que generen valor a tu empresa y si valoras tu tiempo, sabes que esto puede ser una tarea que te tomará al menos un par de días, incluso más, dependiendo en buena parte de tus procesos.

Ahora imagina una herramienta que te permita generar, distribuir y visualizar  tus formularios de manera eficaz en minutos y sin tener que hacer un tour por toda tu Empresa, ¿Suena bien, no? Esto es volver un “engorroso” proceso, simple. Hacer esto te permitirá optimizar todos tus valiosos recursos.

Deja de jugar al teléfono descompuesto.

Existen empresas que tienen muy bien definidos el tipo de formularios que necesitan para su operación y otras que, desafortunadamente apenas estén en el desarrollo de dichos formularios. Siendo así, puede ser que alguna información incluso llegue a tus manos en ¿Una servilleta de papel? Oh no! Serio problema, cuantos más datos imprecisos poseas, más difícil será detectar el verdadero meollo del asunto y llevar a cabo las acciones correctivas necesarias que solucionen el verdadero problema. 

La información recabada a través de formularios digitales permite que el margen de error de dichos datos se reduzca, generando de esta manera datos “más limpios”, precisos y completos, disminuyendo de forma significativa las discrepancias, errores e imprecisiones que van de la mano con los procesos manuales tradicionales. 

Gracias a la geolocalización puedes saber también el lugar exacto donde fueron tomados los datos y la hora exacta en la que se recopiló dicha información. La tecnología está para ayudarnos a resolver ciertos problemas y debemos considerarla de manera seria, que lo obsoleto siga siendo obsoleto y se quede guardado en el cajón, no lo necesitas más. 

Estás listo para dar el siguiente paso en tu evolución: Digitalizarte.

A estas alturas, una digitalización, te permitirá prácticamente, estar en todos los lugares de tu proceso, sin estarlo fisicamente, física cuántica a una escala empresarial, my friend. Por muy loco, futurista o irreal que pueda parecerte esto, una plataforma que te permita tener al alcance datos relevante y todos ellos en un solo lugar, desde reportes, incidencias, visitas, horas, imágenes, gráficas, responsables, lugares, etcétera, es un paso hacia el futuro.

Tener acceso a esta información en tiempo real, te permitirá generar informes, visualizar, revisar y analizar tus datos de manera más rápida y eficiente, lo cual a su vez se traduce en informes mucho más precisos. 

¿Qué esperas? ¡Toma el control de la información! Deja de reaccionar para crear soluciones y utiliza este recurso para tomar decisiones pro activas que te conduzcan a seguir creciendo y llevando tu empresa a nuevos niveles de eficiencia.